Kennisblog

B innen veel MKB bedrijven komen offerte-aanvragen binnen via een simpel contactformulier van de website, of via de mail. Vervolgens neemt een medewerker dan de aanvraag in behandeling en stelt, eventueel na het uitvoeren van een aantal berekeningen, een offerte op. Nadat de offerte is opgesteld wordt deze handmatig gemaild naar de potentiële klant.

Herken jij je in dit traditionele offerteproces? Overweeg dan te digitaliseren om tijd te besparen op dit arbeidsintensieve proces. Tevens kan digitalisering, naast dat digitalisering kan zorgen voor een betere online vindbaarheid, jouw bedrijf helpen in het versterken van de drie kernvariabelen van een succesvol offerteproces:

• Responsief: hoe snel bent je geweest in het versturen van de offerte?
• Betrouwbaar: hoe nauwkeurig en volledig is de offerte?
• Klantgericht: In hoeverre is de offerte gepersonaliseerd en dekt ‘ie de behoefte(s) van jouw potentiële klant?

Ondanks dat digitalisering van het offerteproces in de meeste gevallen een groot rendement met zich meebrengt, wordt dit proces bij de meeste MKB-bedrijven nog steeds handmatig uitgevoerd. Dit zorgt er niet alleen voor dat de medewerker(s) zich met onnodige administratieve taken bezig houden, maar ook dat de kans op offerte accordering niet wordt vergroot omdat offertes minder snel en minder persoonlijk worden opgevolgd.

Om beter te begrijpen hoe een typische automatisering van het offerteproces eruit ziet raden we je aan de Strooming klantcasus door te nemen. Hierin leggen we je uit hoe we hun offerteproces middels een webapplicatie en simpel CRM systeem hebben geautomatiseerd: “Een geautomatiseerd offerteproces voor Strooming: van het uitsturen van offertes tot het ontvangen van opdrachtbevestigingen.”

De automatisering beschreven in 3 stappen:

Stap 1: de offerte-aanvraag via een webapplicatie.

Om klantgerichte offertes te versturen is het van belang dat potentiële klanten duidelijk kunnen aangeven welke (en hoeveel) diensten of producten zij willen afnemen. Dit kunnen zij gemakkelijk doen via een webapplicatie (of mobiele app) die qua design en gebruiksvriendelijkheid naadloos aansluit op jouw website. Onze eigen webapp is hier een goed voorbeeld van, bekijk ‘m hier.

Stap 2: automatische verwerking van de aanvraag.

Nadat de potentiële klant een offerte-aanvraag heeft gedaan zal de door ons ontwikkelde software automatisch berekeningen gaan uitvoeren en een gepersonaliseerde offerte opstellen. Tegelijkertijd komen automatisch de klantgegevens in een overzichtelijk systeem terecht dat voor jouw bedrijf op maat is gemaakt (of in jouw huidige CRM- systeem, bijvoorbeeld Exact, Salesforce of Tribe).

Stap 3: automatische accordering van de offerte.

In de toegestuurde offerte zit een klikbare “Offerte accorderen/bevestigen” knop verwerkt. Wanneer de klant hierop klikt wordt de offerte automatisch bevestigd, en komt dit in het systeem te staan. Vanaf hier vindt de eerste menselijke handeling plaats: het product leveren of de dienst inplannen.

Hoeveel kost deze automatisering?

Zoals beschreven in het artikel “Wat kost software ontwikkeling?”, is de prijs van softwareontwikkeling erg afhankelijk van de complexiteit van het desbetreffende project. Echter, omdat wij deze offerte automatisering ((1) het ontwikkelen, vormgeven en implementeren van de webapplicatie op een website, in combinatie met (2) het ontwikkelen van een systeem waar alle gegevens in verschijnen) al voor meerdere MKB bedrijven hebben uitgevoerd, kunnen we jouw bedrijf deze maatwerk dienst al vanaf €750 leveren. Benieuwd naar de precieze kosten voor jouw bedrijf? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan.